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就職内定者へ|ホウレンソウの重要性と仕事で最初に差が付くポイント

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今回は就職内定者の皆さんあてにホウレンソウの重要性を紹介したいと思います。

 

仕事で最初に差が付くポイントにも触れていくので、色々不安な入社前の準備として、参考にしてもらえればと思います。

 

大器晩成の考え方より、スタートダッシュをするためにいかしてほしいと思います。

 

 実は若手社員の教育を一度に70人ほど担当したことがあります

証券マンなので70人もの若手社員の教育を担当したことが不思議に思うかもしれません。

私の証券マン人生は、実はかなりドラマティックなものでして、ある特殊な理由により、一度部下のような形でをそれだけの数担当したことがあります。

 

入社1年目から3年目までを総括的に指導する立場になったことがあり、所謂仕組み作りから部店長への若手教育のアドバイス的なことも行っていたことがあるんですね。

いくつかのブロックでそういう人が選出されて、ある一つのブロックが私の担当でした。

 

部下と言ってしまうと語弊があるのかもしれませんが、役員の認識では部店長と同レベルで成績に責任を持ちながら指導に当たってほしいということでしたので、的が外れているわけではないでしょう。

社長へも担当した若手社員の状況を報告する書類作成までをやっていました。

(直接なんて送れませんが…)

役員レベルでは、会議での報告と個人的な呼び出しまであったので、教育と言っても説教しなければならない時もあったり、上の指示で怒鳴ることを強要されたこともあるので良い思い出ばかりではないのですが、慕ってくれる後輩もいて、指導の奥深さを感じた経験です。

 

とても地味なブログなので、ここら辺を書いても問題ないのかなと思った次第です。

 

私がその役目を担った理由は、年の近い人がOJT担当者も入れて総括的に成績管理まで含めた指導をすることで、若手の活性化を図るとともに、その役目を担う人物に箔を付ける意味もありました。

 

若い内からそういった経験をすることで将来に生かせとも言われていたので、今この場を持ってそうさせてもらおうと思います。

 

ホウレンソウは仕事の基本

仕事をこれから始める就職内定者は、ホウレンソウを学びましょう。

それができないと仕事を一緒にしたくない人になってしまいます。

 

なぜホウレンソウが大事かというと、仕事は大変忙しいものだからです。

これから入社すると、誰かがあなたを指導してくれるでしょう。

その人は、新人よりも給与をたくさんもらっています。

と言うことは、あなたよりもたくさん仕事をしないといけないわけです。

 

恐らく仕事を始めれば、こんなに大変だったのかと実感すると思います。

それでも、先輩社員や上司はもっと複雑で大変な仕事をしています。

それを新人の立場で当たり前のことだと思うのは間違いであり、教わる立場の人間は少しでも早く仕事を覚えて、サラリーに合う仕事ができるようにならないといけません。

 

しかし、そう上手くはいかない現実に直面します。

新人は覚えることが山ほどあります。

ビジネスマナーもそうですし、一人の社会人としてもたくさんのことを吸収していくのに必ず消化不良を起こすでしょう。

覚えなければならない専門知識も大量で、自分がどれだけ甘ちゃんだったのかに気付くはずです。

少なくても私はそうでしたし、私から見た新人たちはそうでした。

 

では、どのようにしてその時期を駆け抜けるべきかということについてです。

そこで大事になってくるのが、今回のテーマである「ホウレンソウ」です。

 

多くの新人を一度に指導した立場から言わせてもらうと、これができていない社員の相手をするのは本当に骨が折れました。

 

一緒に仕事をしている以上、新人でも誰かの仕事に必ず影響を与えています。

指導してくれる人はもちろん、その周りの人でも新人はある意味守られながら仕事をしている形になるのです。

 

ホウレンソウは誰でもできる最初の仕事です。

アルバイトの経験を思い出して、どういう人なら入ってきても受け入れやすいか、どういう人となら一緒に仕事をしたいかを考えておきましょう。

仕事のできる人というのは、相手のことをまず考える人です。

 

新人はある程度のことが許されます。

しかし、新人だからと思っている人は、簡単に許されない領域にまで足を踏み入れてしまうことが多いです。

そうならないためにもホウレンソウは大切なのです。

それが無ければ、或いはできていなければ指導のしようもないですし、相手にする人は本当に骨が折れるのです。

それをまずは理解しておきましょう。

 

「報告」が最も大事

敢えてここではホウレンソウについては細かく説明をしません。

ケーススタディをやっていると、流石に日が暮れてしまうので、私の伝えたいことに限って話を展開していくことを許して下さい。

 

しかし、「連絡」と「相談」より「報告」が大事とする理由だけ説明しましょう。

 

「連絡」は、どんな新人でも義務付ければできるようになっていきます。

仕事がどのように回っているのかを理解すれば、連絡する内容は分かってくるでしょう。

私の指導経験では指導の仕方によって大きな問題にはなりませんでした。

 

次に「相談」ですが、新人の困りそうなことは先輩上司ともにある程度推測可能です。

経験上、これが躓くとか、こういう時に困るというのがある程度分かるのです。

また、指導者の方から聞いてしまえば、何かしら「相談」し始めることが多く、確かに自分から相談してほしいですし、基本中の基本ですが、真面目に仕事しようと思う新人なら問題にはならないでしょう。

 

しかし、「報告」だけはどうしても新人の方から欲しいのです。

何かあったのなら報告。

振られた仕事が終われば報告。

定時に報告。

何でもそうなのですが、報告は指導する立場としては、一番しっかりとしたもので欲しいものです。

それが連絡にも繋がり、損談にも発展します。

こちらから報告を促さないといけない新人は、指導する立場の人の仕事が進みにくくなります。

いつも気にかけていないといけなくなったり、自分の仕事に集中してしまって指導が遅れたり、予定が狂うことも多くなります。

報告するべきことができた時というのは、タイミングの問題で、その新人にしかわかりません。

その重要さは認識しておくと良いでしょう。

 

報告は奥が深い

ホウレンソウの中で一番奥が深いのが報告です。

 

まず、何を報告したら良いのかが分からない場合があるでしょう。

付きっきりで指導に当たる人がいれば良いですが、そうではない時もあります。

それなら最初は聞いてしまっても良いです。

報告は、無いより無駄なものがあっても、ちゃんとしてくれた方ががましなので、指導者の話をよく聞きましょう。

 

その上で、報告は多めを意識しましょう。

そんなこといちいち報告しなくて良いと言われれば、そこから学んでいくことで対応は可能です。

もちろん空気を読めれば一番良いですが、分からないなら学ぶしかありません。

積極性のある新人と無い新人では圧倒的に前者が好まれます。

多めか少なめかで選ぶなら多い方の新人の方が仕事はし易かったです。

 

そして、ここからが肝になります。

 

報告はその方法が凄く大事なのですね。

新人の長話に付き合う時間はないですし、的を射ていない報告は聞いても理解できません。

何人も意味の分からない報告をする人を指導したことがあるのですが、結局指導者が言っている意味を考えないといけない報告はイラっとすること間違いなしです。

 

報告は、完結且つ分かり易くしましょう。

何が一番重要な要素かを考え、それに補足する説明を付け加えるように報告します。

 

忙しい職場では特に結論を意識しましょう。

足りないところの情報をほしい場合は、相手から詳細への質問を受けます。

しかし、補足説明を削り過ぎても意味は伝わらないものです。

相手は、その報告の内容をほとんど知らない場合もあり、結論だけでは聞き直さないといけないことが多くなってしまいます。

相手の立場になって報告の仕方を考えれば、良い報告になるはずです。

 

報告するとき、初めは一度何を話すか数十秒でも考えた方が良いです。

あなたの中でまとまっていない話が相手に伝わることはありません。

一度、話をまとめてから報告するだけで大分変わるでしょう。

 

プラスして、指導者や報告する相手の性格に寄っても報告には差を付けるべきです。

簡潔性を重んじる人もいれば、詳細を求める人もいます。

また、状況によってもその報告の長さが問われてくるでしょう。

なかなか奥が深いものです。

 

ここで全てのケースを説明できませんが、挙げてきたことがポイントになることを意識して報告をしようとしていれば、恐らく精度が上がってくるはずです。

最終的には現場で学んでいくしかない部分があり、成長をしていく必要のある分野の一つです。

 

仕事で最初に差が付くポイント

ここまで説明してきたことで大凡の予想がついているかもしれませんが、結局新人で差が付くポイントは、コミュニケーション能力ということになります。

その力があれば、ホウレンソウは円滑に進み、できる新人として扱われることが多くなるでしょう。

 

逆に言えば、ホウレンソウができればコミュニケーション能力があると受け取ってくれる人が増えます。

 

特に私の主観では、報告を上手くできる新人は伸びていく傾向が高かったです。

私は営業マンとしてしゃべる仕事をしていたので、話し方で相手の能力を計るところがありました。

 

文章能力の無さがその信憑性を落としていたら残念ですが、書くことと話すことは結構違うものなので、そこら辺は暖かく受け取って下さい。

 

ホウレンソウの中で一番コミュニケーション能力が求められることがテーマの中心にした「報告」です。

タイミングや話しの適格性など、最も個人差の開き易い分野です。

少なくとも私個人の経験上ではそれが間違いありませんでした。

 

社会人として正社員で働くということは、時給換算的な仕事から何歩も進みます。

稼がないといけないですし、それぞれが生活のためにそこで働いています。

職場によって雰囲気は様々ですし、厳しいところばかりではないのでしょうが、ホウレンソウをまともにできない人と一緒に仕事したい人は、恐らくいないはずです。

 

社員は全員やるべきことがあり、それぞれで責任を持って仕事をしています。

 

新人として入社するなら、早く成長していけるように、なるべく迷惑の量を少なくするために、正しいホウレンソウを学び、実践できるようになりましょう。

 

 

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